Performance cyclus

De Performance Cyclus bij VIE stimuleert jou om door het jaar heen actief te werken aan Performance én Ontwikkeling. Deze twee onderdelen vormen samen één geheel in een jaarlijkse cyclus, gericht op:

• Continue Ontwikkeling door persoonlijke groei zichtbaar en bespreekbaar te maken

• Verbeterde Performance door scherpere verwachtingen, evaluaties en heldere doelen

Met deze structuur zorgen we ervoor dat je weet waar je staat, wat van je verwacht wordt, en hoe je jezelf nóg verder kunt ontwikkelen en beter kan bijdragen.

Bila / 1:1 / Development coach gesprek

Je hebt regelmatig (tenminste maandelijks) een gesprek met je Development Coach over: 

• Hoe gaat het met je? Hier kijken we ook naar je werk-privé balans.

• Wat gaat er goed en waar krijg je energie van? 

• Wat kan er beter of wat kost je nu energie? 

• Wat heb je nodig van je coach of in de samenwerking met je VIE collega's?

Tijdens deze gesprekken bespreken we ook de praktische zaken zoals jouw werkplanning en of het werk of de projecten die jij hebt opgepakt interessant zijn om te delen met het team tijdens een team- of kwartaalmeeting. We gebruiken Learned als faciliterings-tool.

Thema Development coach gesprekken

Per jaar houden we vier thema gesprekken; een themagesprek per kwartaal. Twee gesprekken hebben een focus op performance, de andere twee op ontwikkeling (growth matrix gesprek en cockpit gesprek). Iedereen kent hierin een eigen cyclus gebaseerd op je datum in dienst. 

• Performance gesprek (3 en 9 maanden na je start): Hier focussen wij op zowel resultaten binnen VIE als ook feedback van klanten en collega's, en natuurlijk op de status van je eigen doelen. We zorgen ervoor dat verwachtingen helder zijn en stellen specifieke doelen voor je vooruitgang. Hierbij houden we ons aan de samenvatting van verantwoordelijkheden en resultaten die voor jouw rol centraal staan (VIE Scorecards). 

• Growth matrix gesprek (6 maanden na je start): Hier kijken we op basis van je eigen reflectie en feedback van collega's waar je staat op onze growth matrix (een overzicht van onze kernwaarden en gerelateerde gedrag). We bespreken samen welke vaardigheden je nog verder kan ontwikkelen, welke doelen je ontwikkeling kunnen ondersteunen en op welke manier je het proces het beste kan aanpakken.  

• Cockpit gesprek (12 maanden na je start): Hierbij kijken we samen terug op het afgelopen jaar een ook vooruit naar wat er aankomt. We bespreken wat nu al goed gaat, wat nog beter kan, en welke specifieke ontwikkeldoelen je hebt. 

Elk themagesprek wordt hieronder nog verder toegelicht. 

Tijdslijn

Door het jaar heen zijn er verschillende soorten gesprekken die invloed hebben op je werk, je opdrachten en je ontwikkeling. Je hebt je development coach en thema gesprekken, en elke drie maanden heb je ook kwartaal evaluaties bij je klanten. Daarnaast vinden elk kwartaal ook kalibratie sessies plaats waar de development coaches en de COO de performance en ontwikkeling van het hele team bespreken om te kijken hoe wij je nog beter kunnen ondersteunen in je ontwikkeling. 

Een tijdslijn voor een VIE'er die in december is gestart zou als volgt eruit kunnen zien: 

De vragen voor collega's en klanten kun je terugvinden in Learned of in de presentatie over de performance cycles; hier zijn een paar voorbeelden:  

Vragen voor je collega's zijn:

• Wat doet de VIE’er bijzonder goed en wat zou je willen dat ze blijven doen?

• Op welk vlak heeft de VIE’er volgens jou de meeste vooruitgang geboekt de afgelopen tijd?

• Wat zou de VIE’er kunnen verbeteren om nóg effectiever te zijn in hun rol?

• Hoe draagt deze collega bij aan het teamresultaat en de samenwerking?

Vragen voor je Devco zijn: 

• Wat gaat er goed op het gebied van performance en wat kan er beter?

• Wat lukt nog niet volgens verwachting en kan de VIE’er verbeteren?

• Waar staat de VIE’er ten opzichte van de scorecard en de level?

• Op welke manier heeft de VIE’er aan hun gestelde doelstellingen gewerkt en zijn de doelstellingen behaald?

Vragen voor je klanten zijn algemeen over de dienstverlening van VIE: 

• Hoe tevreden ben jij met VIE op een schaal van 1-5?

• Wat waardeer je aan ons?

• Wat zou de toegevoegde waarde van de inzet van VIE People vergroten?

• Heb je specifieke feedback op individueel niveau voor de VIE'ers waarmee je werkt?

Additioneel  krijg je input en feedback vanuit je Development coach op het gebied van performance, gelinkt aan je  scorecard  van het verwachte level. Jullie bespreken ook performance gerelateerde doelen die je hebt opgesteld voor je professionele ontwikkeling.  

Cockpitgesprek

Eens per jaar heb je een cockpitgesprek met je Development coach en een andere Development Coach of Ryan haakt aan. Dit gesprek is gericht op de toekomst, jouw ambities en verdere ontwikkeling waarbij we altijd terugkijken naar wat het afgelopen jaar je gebracht heeft. Een gesprek zonder echte verrassingen want we zijn het hele jaar regelmatig met elkaar in gesprek.

Voorbereiding
We werken ook hier met Learned om dit gesprek voor te bereiden. Jouw coach zorgt ervoor dat het gesprek is ingepland en daarmee worden er templates voor je klaargezet. 

1. Een template voor het vragen om feedback van andere VIE'ers en je zelfevaluatie in te vullen - sterke punten, verbeterpunten, en waar je naartoe kan/wil ontwikkelen. 

2. Een template om je klanten om feedback te vragen, met dezelfde vragen die je ook in de andere kwartalen aan ze stelt en additioneel nog persoonlijke vragen voor individuele feedback:  

• Welke functie heb je?

• Bij welk bedrijf werk je?

• Wat waardeer je aan mij?

• Werk:

  • Wat vind je dat er heel goed is gegaan in het werk de afgelopen periode?

  • Wat zie je als verbeterpunt voor mij in het werk de afgelopen periode?

• Verder nog iets? 

Jij bedenkt wie je wilt vragen voor feedback. Denk daarbij vooral aan VIE'ers waarmee je hebt samengewerkt afgelopen jaar (op een project of intern in een cirkel bijvoorbeeld). En bij de klant neem je in elk geval je opdrachtgever mee en vraag vooral die lastige manager. Daar komt vaak de meest leerzame feedback vandaan ;) Samen met je Development Coach stem je het lijstje van mensen af en daarna nodig je hen uit in Learned. Je Development Coach en de andere Coach die bij het gesprek aansluit worden automatisch uitgenodigd om feedback te geven. 

Tip: Vergeet ze niet af en toe te reminden, want ook al is het soms best spannend, die feedback wil je! Ieder jaar blijkt het weer zo waardevol om alle mooie en opbouwende woorden te lezen. Het helpt - zeker bij de klant - om in een 1:1 meeting persoonlijk de reminder te geven in plaats van per mail/slack/teams. 

Het gesprek
Dit mag je doen op de manier die bij jou past, een presentatie, een verhaal, een taart, een lied, een poster, een film, een gedicht of ... alles kan en mag (en natuurlijk kan het ook gewoon 'normaal')! Wat je in elk geval voorbereid is zijn de learnings uit de feedback die je hebt ontvangen, hoe jij terugkijkt op het afgelopen jaar en hoe je kijkt naar komend jaar.

De onderwerpen die tijdens het gesprek in elk geval voorbij komen zijn: wat gaat goed, wat wil je ontwikkelen, wat heb je daarvoor nodig en welke afspraken maken we hier met elkaar over. 

Kalibratiesessies

Naast de inhoudelijke meetings die VIE’ers hebben, kalibreren we elk kwartaal met de Development Coaches en de COO. Daarin bekijken we zorgvuldig jouw ontwikkeling en performance, en zorgen we dat we daar ook op een gelijkwaardige manier naar kijken. Ook geeft dit een inzicht op organisatieniveau.

• Kwartaal kalibratie

Hier bespreken we ieder kwartaal het team middels Topgrading en geven een algemene beoordeling (Groei nodig / Zichtbare groei & impact / Versnelde groei & impact). In de kalibratie wordt gefocust op de voortgang, belangrijke ontwikkelstappen van VIE’ers, performance, eventuele salarisvoorstellen naar aanleiding van extra groei. Input voor deze meetings en beoordelingen zijn gebaseerd op de verschillende feedback uitvragen van collega's en klanten, evaluaties en performance-/ontwikkelgesprekken. Het doel is om op de juiste manier te kunnen (bij)sturen en stimuleren, en het beoordelen t.b.v. beloning.

• Jaar kalibratie

Tijdens de jaar kalibratie staan we uitgebreider stil bij de topgrading van het team en combineren we dit met succession planning (het doorplannen op key posities, doorgroei in de organisatie en vacatures die in het nieuwe jaar ingevuld moeten worden). Hierbij haken ook de CEO (en Corporate Recruiter voor succession planning) aan, voor een breed organisatieperspectief.

• Input voor kalibraties

  • Feedback van collega’s → voor ontwikkel- en performancegesprekken

  • Klantevaluaties per kwartaal → gericht op samenwerking & tevredenheid (niet direct op individu).

  • DevCo en themagesprekken

  • Doel: transparant beeld van performance & ontwikkeling → juiste bijsturing en beloning.

Klant Kwartaalevaluatie 

Naast de DevCo gesprekken en kalibraties  doen we ook elk kwartaal een evaluatie met de klant. In dit gesprek bespreken we de initiële opdracht en alignment daarop, de voortgang, wat uitgezoomd opvalt, de samenwerking met de klant en algehele tevredenheid. 

Tijdens de kwartaal evaluaties zit het team wat voor de klant werkt en iemand van commercie/de account manager samen met de klant om de samenwerking te evalueren. Binnen deze evaluatie vragen we feedback over de dienstverlening van VIE. Er wordt geen  directe feedback gevraagd over het presteren van de VIE'er. Wel vormt dit input voor hoe we het doen bij klanten. Feedback vraag je al van tevoren van je klant op en tijdens het gesprek gaan jullie er dieper op in. 

De vragen die we aan onze klanten stellen zijn de algemene vragen die ook als input worden gebruikt in de performance en growth matrix gesprekken: 

• Hoe tevreden ben jij met VIE op een schaal van 1-5?

• Wat waardeer je aan ons?

• Wat zou de toegevoegde waarde van de inzet van VIE People vergroten?

• Heb je specifieke feedback op individueel niveau voor de VIE'ers waarmee je werkt?