Tech we use

Veel bij klanten, veel onderweg en toch samen werken. Dat maakt de IT bij VIE erg belangrijk. Daarom zijn er een aantal zaken die je moet weten of moet inregelen op IT gebied, en is het goed inizcht te hebben in welke tools wij gebruiken voor onszelf en voor het werk bij onze klanten.

Onze basis

Macbook & Iphone

Bij VIE krijg je een Macbook om overal je werk te kunnen doen. Ook ontvang je, als je dat wilt , een Iphone (type afhankelijk van wat beschikbaar is op dat moment). Krijg je een Macbook maar ben je Windows gewend? Dan is het wellicht handig even de tijd te nemen om op youtube te kijken naar een “crashcourse” die je als windowskenner, maar mac-newbie, helpt om de transitie soepel te laten verlopen. Zie hier!

Google Workspace

Binnen VIE werken wij met G Workspace, de zakelijke omgeving van Google. Je hebt dus de beschikking over Gmail, Google Calendar en Google Drive en meer. Voor je telefoon kan je deze apps ook downloaden.

Gmail

Gmail kan je vanuit elke browser openen. We hebben allemaal ons eigen mailaccount: voornaam@viepeople.com. Dankzij Slack gebruiken we onderling steeds minder email, maar richting klanten wordt hier uiteraard nog veel gebruik van gemaakt.

Zoek je een standaard format voor de email handtekening? Klik dan hier.

Let op! Omdat iedereen binnen VIE veelvuldig klantcontact heeft en tot een bepaalde hoogte een commerciële functie uitoefent, sluiten we niet direct jouw mailadres als je uit dienst gaat. Als je uit dienst gaat bij VIE laten we mails die naar jouw VIE People mailadres worden gestuurd voor een periode van zes maanden automatisch doorsturen naar een collega.

Calendar

Voor het bijhouden van afspraken gebruiken we Google Calendar. Deze kun je ook via de browser openen of gebruiken door middel van een app. Als je de app op je telefoon installeert kun je aangeven of je de kalender wilt synchroniseren met je Apple agenda.

In Calendar kan je ook in de ‘VIE algemene agendas’ (per locatie). Dit zijn de algemene agenda's van de VIE-locaties waarin o.a. verjaardagen en vakanties staan.

Drive

Op de drive hebben we zowel interne drives en de klant-mappen. Ook heb je een eigen drive. Alle documenten die je hier opslaat zijn alleen voor jou zichtbaar in tegenstelling tot de documenten in de teammappen die zijn zichtbaar voor het gehele team. Je kunt je drive ook toevoegen aan je lokale schijf op je computer. Op deze site vind je hoe dat werkt.

Slack

Van je buddy ontvang je per mail een uitnodiging voor Slack. Slack is ons nummer één intern communicatiemiddel.

Je kunt Slack zowel op je computer als mobiele apparaten gebruiken (via mobile apps voor iPhone, Android en Windows Phone). Zo kan iedereen binnen VIE, onafhankelijk van platform of apparaat, ermee werken.

Aan de linkerzijde zie je de verschillende zogeheten channels waar je toegang tot hebt. Daaronder zie je de namen van verschillende collega’s staan. Als je hierop klikt, kun je gemakkelijk met iemand chatten.

Zie je een naam niet staan, maar wil je iemand een bericht sturen? Klik dan op het plusje naast ‘direct messages’ en zoek diegene op.

Zo kun je ook een bericht sturen naar meerdere mensen (waarmee je niet al een specifiek channel hebt opgezet) door een naam in te voeren (de persoon die je zoekt aan te klikken) en dan nog een andere naam toevoegen. Dit kan met maximaal acht personen.

Loop door de verschillende channels om een idee te krijgen van wat er in die channels gepost wordt en pas eventueel je eigen notificaties e.d. aan in je profiel.

Overige tools

Lastpass

Beveiliging van onze gegevens vinden we erg belangrijk bij VIE. Niet alleen omdat het onze data is, maar ook omdat we natuurlijk voor een groot aantal klanten werken met hun data. Daarom hebben we afgesproken al onze inloggegevens te bewaren in een wachtwoord manager. Wij gebruiken Lastpass. Dit doen we voor onze eigen tools, maar ook voor de tools en websites waar onze klanten ons voor hebben uitgenodigd. Op die manier doen we een stapje extra in het beveiligen van alle data. Ben je een NewVie? Dan word je vanzelf uitgenodigd voor Lastpass en wordt toegang tot tools waar nodig toebedeeld.

Microsoft Office

We werken met Google Workspace, maar veel van onze klanten werken met Microsoft Office. Dit Microsoft Office pakket (Personal 365 versie) kan je aanschaffen via jouw VIE mail adres en declareren in Declaree.

Rodeo

Werken voor klanten betekent dat we ook de tijd die we besteden aan een bepaalde klant moeten registreren. Dit doen wij met Rodeo. Rodeo is projectmanagement software. Ben je nieuw bij VIE? Dan wordt je vanzelf voor Rodeo uitgenodigd tijdens je onboarding.

Declaree

Maak je bepaalde kosten die je prive voorschiet, of rijd je kilometers met je eigen auto? Dan kan je die declareren. Daarvoor gebruiken wij Declaree. Declaree heeft een super handige app! Als je eenmaal toegang tot Declaree hebt gekregen, download dan zeker de app om onderweg simpel je declaraties in te dienen.

Recruitee

Je hebt het als NewVIE waarschijnlijk al gzien, maar wij gebruiken Recruitee ook als ons eigen ATS. Mocht je bijdrage gaan leveren aan het vinden van onze eigen collega's dan word je vanzelf uitgenodigd voor Recruitee.

Nmbrs

Je vakantie aanvragen, loonstroken en persoonlijke gegevens regel je allemaal via Nmbrs. Onze eigen payroll wordt in Nmbrs verzorgd. Je wordt uitgenodigd voor een eigen account rondom het moment dat je start bij VIE. Je buddy kan je uitleggen hoe wij hiermee werken.

Learned

Onze eigen jaarlijkse gesprekscyclus, onze ontwikkeldoelen en de één-op-één meetings met je development coach plannen we allemaal via Learned. Daarnaast gebruiken we learned om feedback op te halen bij collega's én klanten, en gebruiken we de functionaliteiten van Learned om ontwikkeling te stimuleren. Ben je een NewVIE? Check dan bij je Development Coach voor de inlog en uitleg.

Officevibe

"De thermometer in de organisatie steken", dat doen wij met Officevibe. Officevibe is onze mood measurement tool, die we ook veel inzetten bij onze klanten. Zo halen we feedback en engagementcijfers voor VIE op. Elke week ontvang je via Slack een klein aantal vragen om te beantwoorden zodat wij als VIE leren waar we trots op kunnen zijn, en waar we nog stappen moeten maken.

Toffe tech tools die we inzetten voor ons werk bij klanten

We vinden het belangrijk dat je goed je werk kan uitvoeren voor de klanten waarvoor je werkt. En daarnaast willen we ook dat je de klanten verrast 😉 Om dat te doen heb je gewoon goede tools nodig. Dus dat hebben we geregeld. Daarnaast blijven we altijd "on the lookout" voor nog meer of betere tools om mee te werken.

We gebruiken Trello om projecten te plannen of status van werk bij te houden. Je bent het wellicht al tegengekomen, want wij gebruiken het intern ook voor onze onboarding!

Met Miro faciliteer je de tofste online sessies en brainstorms en maak je de mooiste roadmaps en oefeningen.

Mentimeter helpt je om geweldige interactieve presentaties te maken, waarmee je live vragen kunt stellen aan je publiek.

Echt verrassen doe je met de mooiste designs. Daarom hebben we Canva als Design tool om je klant echt te verrassen en een wow-gevoel achter te laten.

Je maakt ontzettend makkelijk de mooiste en intuïtief werkende vragenlijsten met Typeform. Vragenlijsten uitzetten wordt hiermee weer leuk.

Een contract afsluiten met een (nieuwe) klant of zorgen dat er op een simpele manier iets ondertekend kan worden nu we steeds meer remote werken? Dan doen we met Docusign.

Onze knowledgebase, learning modules en community landt in Mighty Networks. Een community en e-learning platform.

Toegang tot deze tools krijg je via je buddy. Succes!

ICT vragen?

Heb je problemen met inloggen, gaat er iets mis op ICT vlak of heb je hier vragen over? Dan kun je verschillende dingen doen.

Allereerst kun je op Slack in het kanaal ‘ict-helpdesk’ kijken om na te gaan of je daar al een antwoord op je vraag kunt vinden of hier je vraag stellen, zodat één van ons je kan helpen. Schroom niet te vragen!!

Kom je er echt niet uit of weet niemand hoe je geholpen kan worden, dan kun je contact opnemen met TechBakery (onderdeel van FourIT), onze Google Workspace dienstverlener. Hun servicedesk is te bereiken op +31 36 767 0500 of via servicedesk@techbakery.nl.